Šifrarnici su zamišljeni kao unificiran način za stavljanje dodatnih informacija na predmete. Unificirani znači da se isti podatak ne upisuje na više različitih načina, već na jedan jedinstveni način koji se koristi svugdje. Primjerice, nadležno tijelo suda bi se u polje sa slobodnim unosom moglo upisati na puno različitih načina kao što su recimo “Zagrebački prekršajni sud”, “Prekršajni sud u Zagrebu” i “Zagreb – prekršajni sud”. Sve se odnosi na isto nadležno tijelo, ali je drugačije upisano i neće biti lako pronaći sve predmete tog nadležnog tijela.

Ako je umjesto polja sa slobodnim unosom riječ o šifrarniku – čim korisnik počne upisivati tekst, odmah će mu biti ponuđene opcije koje odgovaraju i na takav se način izbjegava višestruki unos sličnih vrijednosti.

Kroz šifrarnike se mogu prilagoditi podaci koji će se upisivati o predmetima – uz obavezne sistemske, postoje i korisnički šifrarnici gdje se mogu dodavati proizvoljne kategorije za dodatno označiti predmete. Recimo ako je iz regulatornih razloga potrebno pratiti rizike vezane uz predmete, mogu se kreirati novi šifrarnici “Financijski rizik”, “Rizik reputacije” i “Ostali rizici” te svakoj od kategorija pridjeliti razne vrijednosti npr. “Niska, srednja, velika, jako velika”.

Ako je omogućena opcija za unos novih vrijednosti iz forme predmeta (default postavka programa), onda ih administrator kasnije vidi na posebnom ekranu gdje ih može odobriti ili zamijeniti sa nekima već od prije upisanima vrijednostima. Tako se lako održava kvaliteta upisanih podataka uz komfor direktnog upisa novih vrijednosti.

Za pristup i administraciju šifrarnika potrebna je korisnička rola F (šiFrarnici), dok nove vrijednosti u šifrarnike korisnici mogu upisivati kroz forme za unos predmeta ili radnji ako je uključena gore spomenuta opcija u programu.

Globalna opcija važna za šifrarnike nalazi se u Postavke → Opcije programa: želite li dozvoliti unos novih vrijednosti šifrarnika kroz masku za unos predmeta, što je inicijalno postavljeno na [Da]:

Također, na svakom šifrarniku ima slična postavka koje je inicijalno postavljena na “Globalno postavljeno”:

To znači da će ponašanje svih šifrarnika na kojima je “Globalno postavljeno” biti određeno onim kako je podešeno u Postavke → Opcije programa tj. da će biti dozvoljen upis novih vrijednosti kroz masku za unos predmeta. To je preporučeno podešavanje jer je tako korisnicima jednostavnije upisivati nove vrijednosti koje ne postoje u šifrarnicima - alternativno, osoba sa korisničkom rolom F će prvo trebati upisati nove vrijednosti u šifrarnike. Niže je opisano kako administrator šifrarnika održava takve novo upisane vrijednosti šifrarnika.

Generalno održavanje svih šifrarnika radi se kroz Postavke → Šifrarnici:

Sistemski šifrarnici su oni koje program Legal-IS koristi za svoj rad (Status predmeta, vrste radnji, valute…), a korisnički šifrarnici su proizvoljni i mogu se dodavati i micati prema potrebama svakog korisnika za razne kategorije označavanja predmeta.

Strelica lijevo od naziva šifrarnika (na slici označena zeleno) služi za promjenu redoslijeda prikaza šifrarnika u masci predmeta - kliknite na nju mišem i povucite gore ili dolje na željenu poziciju:

U postavke svakog šifrarnika ulazi se odabirom ikone :

Opis je dodatna uputa korisnicima za korištenje ovog šifrarnika koja će biti prikazana korisnicima kod u masci predmeta kod unosa podataka.

Zaključan šifrarnik će i dalje biti vidljiv na predmetima sa prije odabranim vrijednostima, ali nove izmjene više nisu moguće. Može se koristiti kod nove kategorizacije (npr. sudova), tako da stara kategorizacija ostane zaključana i vidljiva, a neki drugi novi šifrarnik definira vrijednosti nove kategorizacije.

Ako je označen obavezan unos unos, tada neće biti moguće snimiti izmjene ako se ne upiše vrijednost za taj šifrarnik.

Višestruke vrijednosti omogućavaju da se npr. kod šifrarnika za ključne riječi može odabrati više od jedne vrijednosti.

Unos novih vrijednosti kroz masku predmeta - “Da” (dozvoljeno), “Ne” (nije dozvoljeno) ili “Globalno postavljeno” (kako je podešeno u Postavke → Opcije programa → Šifranik).